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Pour utiliser GTD, il faut avant tout s’équiper d’un système de note inaltérable et en lequel nous avons une entière confiance. Et si Evernote était capable de faire le job ?

Certains d’entre vous le savent, mon métier, c’est l’organisation et la gestion de projets, et étant donné la volumétrie d’informations et d’actions à traiter par jour, j’ai dû m’adapter : depuis quelques mois, j’utilise une méthode de gestion des actions appelée GTD (pour Getting Things Done). Ma vie a changé…

I – GTD, en 2 minutes

GTD est un système de gestion des actions inventé par David Allen en 2001. Il s’agit de l’art de gérer priorité, actions et archivages sans stress, grâce à un ensemble de processus simples (comme le fondamental « ça prend moins de 2 minutes, je le fais tout de suite)

Voici les piliers de la méthode :

  • Productivité sans stress
  • Gestion des priorités
  • Processus structurés de collecte d’informations et de prise de décision.

Je ne vais pas m’attarder sur les principes basiques de la méthode, et le bien qu’elle a pu faire à mon cerveau multi-threadé. Sachez juste que cette infographie récapitule les grands fondements, et que Wikipedia explique très bien comment commencer.

GTD facile

Ce qu’il faut savoir, c’est que les logiciels spécialisés dans cette méthode sont tous payants, et manquent pour la plupart d’un principal atout : le multisupport (Windows / Mac OSX / Linux / Android / iOS). Evernote est donc une alternative gratuite très compétitive…

II – Utilisation d’Evernote en GTD

Voici comment j’utilise mon Evernote en GTD :

A – Dossiers de priorisation GTD pour Evernote

  1. Réception pour la collecte d’information : il faudra modifier ce dossier pour que ce soit celui par défaut lors de la création de notes.
  2. Prochaines actions : Lors de mes revues quotidiennes, je prend chaque tâche du dossier « réception » pour lui ajouter contexte et détails, puis je les dépose dans « Prochaines Actions », « Planifié » (planification ; auquel cas, j’ajoute une « date de rappel Evernote »), ou « Un jour peut-être » (incubation)
  3. Planifié : les tâches à réaliser plus tard. Evernote permet, dans la vue « Extrait » de trier les notes par « date de rappel », ce qui émule la partie « échéancier » de GTD.
  4. Notes / Références : Une fois les tâches réalisées, ou dans le cas de compte rendu de réunion, je les classe directement dans ce dossier
  5. Un jour peut-être : Pour les tâches à suivre de loin, dont la priorisation est très basse etc, je les incube ici.

J’ai également créé des filtres enregistrés pour accéder plus facilement à mes actions personnelles, et mes actions de travail. Pour ce faire, vous trouverez l’ensemble des mots clés utiles à la recherche avancée ici.

Exemple de recherche enregistrée : « notebook:3-Planifié tag: »@home »"

Dossier evernote pour GTD

B – Contextes et projets GTD, et Evernote

Pour ma part, j’utilise les étiquettes (tag) Evernote. Les Contextes commencent avec un @ (@Home, @Work, @TechRevolutions), tandis que les projets et mots clefs principaux commencent par une lettre usuelle. Il y a certainement une façon de faire plus efficace, mais cela suffit à mon utilisation personnelle.

Pour faire des tris, recherches et revues, c’est très facile : il suffit de cliquer sur un des dossiers, et de cliquer ensuite (avec la touche ctrl enfoncée) sur le ou les contextes (tags).

GTD Evernote : contextes et projets

C – Recherches et raccourcis

Edit : quelques mois après la rédaction de cet article, j’ai peaufiné un peu la méthode en ajoutant des recherches enregistrées. J’ai donc des recherches représentant un ensemble projet et dossier. Par exemple : 3 – Planifié | @home (soit : Carnet=Planifié + Etiquette=@Home). Cela permet d’avoir une vision des actions sur un projet en un clic.

A côté de cela, j’ai également des raccourcis vers certains fichiers de travail (par exemple, un fichier me permettant de noter les actions client à facturer dans le mois etc…)

D – Actions automatique en provenance de Gmail

Je suis très fier de cette astuce, car je l’utilise quotidiennement et n’ai pu voir aucun tutorial sur internet pour l’utiliser. Il s’agit de recevoir automatiquement les évènements de l’agenda de Google (Google Calendar) dans le carnet « Réception » de GTD. Awesome !

Pour ce faire :

  1. Dans Evernote, allez dans « Paramètre », puis « Envoyer les notes par email à ». Notez bien l’adresse.
  2. Dans Google calendar,
    1. Allez dans « paramètre de l’agenda » (roue dentée en haut à droite), onglet « agenda ».
    2. Toujours dans Google Calendar, cliquer sur le « modifier les notifications » de votre agenda.
    3. Dans « notifications relatives à l’évènement », ajouter un rappel par mail x jours avant échéance.
  3. Dans Gmail,
    1. Allez dans « Paramètres », puis l’onglet « filtre », et cliquez sur « nouveau filtre » en bas.
    2. Ajoutez ce filtre :
      1. Etape 1 : si FROM : [email protected] (cliquez sur « créer filtre avec cette recherche »)
      2. Etape 2 : forward-it-to : adresse evernote (cliquez sur « créer le filtre »)

III – Inconvénients d’utilisation d’Evernote avec GTD

Il existe plusieurs inconvénients à l’utilisation d’Evernote pour GTD. Pour l’instant, le système me convient, mais j’aimerai qu’Evernote pense à ajouter les fonctionnalités de base à la gestion de note…

Actuellement, voici ce que je reproche à l’outil pour une utilisation en GTD :

  • Pas de gestion aisée des projets et sous projets
  • Pas de notion de revue automatisée
  • Pas de gestion du calendrier (en tout cas sans plugin navigateur)
  • Pas de notion de délégation (« En attente de »)

IV – Pour finir

Vous avez certainement des interrogations, des best practices, ou encore des astuces de sioux à partager… Alors n’hésitez pas : commentez l’article (et abonne toi à la page facebook). ;)

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By TechRevolutions| 1 Comment | A la une, Outil, Tutoriaux
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