Le système d’information (SI) d’une entreprise désigne l’ensemble des ressources et des outils servant à la collecte, au stockage et à l’analyse des informations nécessaires à son bon fonctionnement et à son développement. Sa transformation devient nécessaire lorsqu’il n’est plus adapté aux réalités de l’entreprise. Toutefois, pour être sûr que ce changement s’impose, l’audit IT (Information Technology) doit précéder toute décision. Elle sera ensuite suivie de la mise en place d’un bon plan d’action et de l’embarquement des collaborateurs. Zoom sur chacune de ces phases.
L’IT audit : étape primordiale du changement de système d’information en entreprise
L’IT audit ou audit informatique représente l’analyse du parc informatique d’une entreprise. Il a pour but de poser toutes les éventuelles problématiques du système en cours. L’entreprise pourra alors se servir des informations recueillies pour :
- anticiper les changements ;
- se préparer à d’éventuels incidents informatiques ;
- prendre des mesures concrètes pour éviter ces derniers.
Dans ce but, l’entreprise doit faire intervenir un expert tel que l’entreprise informatique SmartYou pour réaliser un audit précis de son SI. Un audit IT peut toucher :
- l’infrastructure informatique du système ;
- l’organisation de l’entreprise ;
- la gestion des données ;
- son code informatique, etc.
Le changement de SI est nécessaire si l’audit révèle qu’il n’est plus suffisamment performant. Toutefois, vous pouvez volontairement choisir de passer à un système plus sophistiqué. Pour autant, celui-ci doit vous apporter une réelle valeur ajoutée.
La mise en place d’un plan d’action pour le changement de SI
La transformation du système d’information de son entreprise passe par le choix des bons outils et de la bonne stratégie.
Le choix des bons outils
Pour accéder aux outils adaptés, rien ne vaut des recherches approfondies. Celles-ci doivent vous apporter des renseignements complets sur les SI existants, leurs atouts et leurs limites. Surtout, vous devez pouvoir identifier en quoi ils sont plus performants que l’actuel système et comment leur adoption serait bénéfique à votre entreprise. Vos recherches peuvent être centrées sur les changements nécessaires concernant :
- l’optimisation de l’actuel système d’hébergement des applications ;
- les applications actuelles (nécessité de remplacement ou de simple reprogrammation) ;
- l’infrastructure information actuelle.
Chaque choix doit être justifiable par les améliorations qu’il apporte concrètement à l’entreprise.
Le choix de la bonne stratégie
Avoir les outils adéquats ne suffit pas à réussir la transformation du SI. L’intégration des changements auprès des utilisateurs doit être convenablement planifiée. Cela peut inclure des formations via une plateforme d’e-learning interne. Aussi, la stratégie peut intégrer un SIRH (Système d’Information Ressources Humaines) en complément.
L’embarquement des collaborateurs de l’entreprise dans la transformation de système informatique
Pour que le nouveau système d’information soit efficacement utilisé, les collaborateurs doivent être embarqués à 100 %. Et pour cela, il ne suffit pas de les former sur le mode d’emploi. Les collaborateurs de votre entreprise doivent cerner l’utilité d’une telle transformation. Ils doivent comprendre comment elle va faire grandir l’entreprise, mais pas seulement. Il faut également qu’ils comprennent que le nouveau SI leur sera bénéfique au quotidien. Pour cela, les résultats de l’audit SI vous seront d’une grande utilité.
Par ailleurs, la prise en main des nouveaux outils peut être plus ou moins complexe. Accordez donc le temps nécessaire à vos collaborateurs pour en avoir la maîtrise requise. Leur mettre une pression inutile risque de compromettre le processus de transition.
